Na de soevereiniteitsoverdracht van Nederland aan Indonesië in 1949 zijn de archieven van het Nederlands-Indisch bestuur, waaronder die van de Burgerlijke Stand, in Indonesië gebleven. Veel daarvan heeft de tand des tijds niet doorstaan en zo zijn veel akten van geboorten, huwelijken en overlijden verloren gegaan. Wat er nog wel over is bevindt zich in Indonesië in vaak deplorabele staat, maar is gelukkig voor het overgrote deel verfilmd door de Mormonen. (Kerk van Jezus Christus van de Heiligen der laatste dagen).
Hoewel de Burgerlijke Stand in Nederlands-Indië officieel pas in 1828 werd ingevoerd (in Nederland al in 1811), werden vóór die tijd al wel vergelijkbare registers opgemaakt. In de z.g. Regeringsalmanakken van Nederlands-Indië, die jaarlijks verschenen, werden vanaf 1815 tot en met 1923 in principe de lijsten gepubliceerd met namen van geboren, gehuwde en overleden Europeanen en met Europeanen gelijkgestelde inlanders. (Zie voorbeeldpagina). Deze lijsten vermelden geen familieverbanden. Het zijn dus eigenlijk indexen; te vergelijken met de opgaven zoals wij die nog wel kennen uit de kranten.
De lijsten van de eerste jaren beperkten zich tot Java en Madoera. Tussen 1826 en 1830 verschijnen ook de gegevens van de z.g. Buitengewesten.
In de praktijk blijken de lijsten geenszins volledig te zijn, zeker als het afgelegen gebieden betreft. Zo zijn vaak de vermeldingen uit de bijregisters weggelaten of ontbreken de opgaven van een aantal afgelegen plaatsen in zijn geheel.
Maarten Etmans heeft zich de in de jaren 2003-2018 beziggehouden met het digitaliseren van de aantekeningen van overlijden, huwelijken en geboorten uit deze almanakken; halverwege deze klus kreeg hij – grote- steun van de groep van Herman Tervoort. Eind 2018 waren alle alle gegevens uit alle almanakken ingevoerd.
In totaal bevat deze database een kleine 500.000 records. Op de website wordt verwezen naar jaar en bladzij van de Regeringsalmanak (RA) waar de betreffende vermelding te vinden is. Omdat de RA geen familiebanden vermeld, zijn deze dus ook niet in onze database te vinden.
Na 1923 bevatten de Regerings Almanakken (inmiddels opgeplitst in Almanakken, Naamlijsten / (nieuw) Adresboeken ) geen opgaven meer van de Burgerlijke Stand.
De enige bron op dat gebied die nog te raadplegen is wordt gevormd door de officiële akten van de Burgerlijke Stand, die zich her en der in Indonesië bevinden en geenszins compleet zijn. Hetgeen nog wèl aanwezig is, is – zoals hierboven al vermeld- enkele decennia geleden verfilmd door de Mormonen. Deze films kunnen tegen een gering bedrag door elke belangstellende worden opgevraagd en ingezien in een van de genealogische centra van de Mormonen.
Maarten Etmans is sinds 2003 bezig met het stelselmatig doornemen en extraheren van de in deze films opgenomen akten. Akte voor akte worden gegevens overgenomen. Soms zijn de akten in zo’n slechte staat dat ze nauwelijks of in het geheel niet leesbaar zijn.
De resultaten kunnen ook op onze website worden geraadpleegd. Er wordt verwezen naar het nummer van de film waarop de akte te vinden is.
Een aantal zaken is van belang te weten, wanneer u deze databases raadpleegt:
- In het algemeen gesproken, (met name in de oudste jaren van de Almanak) wemelen de gegevens in de lijsten in de regeringsalmanakken van de onnauwkeurigheden en spelfouten, waardoor soms de namen volledig worden verhaspeld. In veel gevallen was het gemakkelijk een correctie aan te brengen; doorgaans echter was dit onmogelijk. Als u op een bepaalde familienaam zoekt, kan het nuttig zijn ook te zoeken op met het eerste deel van een achternaam.
- Dubbele familienamen vindt u in principe onder de eerste naam; lang niet altijd was het echter duidelijk of er sprake was van een dubbele familienaam, of van een extra voornaam met een enkele achternaam; het is daarom zeker aan te bevelen ook te zoeken op de tweede helft van een dubbele naam.
- Bij gehuwde vrouwen en weduwen zijn de gegevens lang niet altijd juist. Soms worden de eigen familienaam en die van de partner omgewisseld in de almanak.
- Soms staan in de almanakken gegevens over de echtgenoot (bij gehuwde vrouwen) of de namen van de ouders (m.n. bij doodgeboren kinderen) vermeld. Deze staan in de databases vermeld in het opmerkingenveld. U kunt in dit veld zoeken door de familienaam in te typen, omringd door % % tekens.
- Soms zijn in de Almanakken de voor- en achternamen omgedraaid
- Bij de opmerkingen komt het voor, dat gesproken wordt van een fictieve overlijdensdatum; dit is het geval als de almanak geen datum, of een incomplete datum opgeeft.
- De weergave van de plaatsnamen in de opeenvolgende almanakken is niet eenduidig. Dit hangt deels samen met de veranderingen in de bestuurlijke indeling van Nederlands-Indië. Ook de schrijfwijze voor de verschillende plaatsnamen varieert sterk.Om toch op plaats te kunnen zoeken hebben wij de aanduiding en de schrijfwijze gestandaardiseerd.
De Regeringsalmanak is gedigitaliseerd en op DVD uitgegeven door het CBG en op naam doorzoekbaar. De database op onze website en de DVD vullen elkaar door de verschillende zoekmogelijkheden, goed aan. De database op RoosjeRoos bevat tevens de op de DVD-CBG ontbrekende RA’s 1818 en 1917.
De CBG-DVD bevat behalve de Burgerlijke Stand, ook nog veel meer gegevens, zoals de inwonerslijsten. Ook de DVD van de Indische Genealogische Vereniging (IGV) biedt veel unieke gegevens. Deze tonen de manco’s van de BS-opgaven uit de RA’s maar al te duidelijk aan.